Verzin de datum, de begin- en eindtijd.

Verzin in grote lijnen wat er te doen moet zijn op jouw evenement. Hier moet de locatie namelijk op worden uitgezocht. Als je een groot podium nodig hebt, dan is de zaal van de plaatselijke kroeg bijvoorbeeld misschien wel te klein. Misschien moet je wel een artiest boeken, livemuziek of een DJ, doe dit op tijd! Als je een themafeest wilt geven, zorg dan dat jouw programma daarop is afgestemd (of stem het thema af op je programma).

Maak een gastenlijst, of bij een open feest: bedenk hoeveel mensen je denkt dat er komen.

Voor sommige feesten kun je subsidie krijgen bij de gemeente. Je organiseert bijvoorbeeld iets voor de buurt, of een speciaal feest (met een maatschappelijk thema) voor een groep inwoners (alle jongeren bijvoorbeeld). Informeer bij je gemeente of je hiervoor in aanmerking kunt komen. Ook kun je de kosten drukken door sponsors te zoeken. Misschien ken je wel iemand met een eigen bedrijf, of een bedrijf dat graag bekend wordt onder jouw gasten (=hun doelgroep).

Zoek de locatie goed uit. Denk aan de ruimte die je nodig hebt voor de hoeveelheid gasten, en de activiteit die je geregeld hebt. Boek de locatie op tijd! Als je een grote tent in een park wilt opzetten, informeer dan bij de gemeente of dat mag en hoeveel dat kost. Een feest in de buitenlucht kan erg leuk zijn, maar heb je een plan B voor als het gaat regenen?

Hoe nodig je je gasten uit? Als je weet wie je wilt dat er komen, dan kun je uitnodigingen versturen. Misschien is het voor jouw evenement wel beter om posters te verspreiden (bijvoorbeeld bij winkels, kroegen, op school). Heb je nog kaarten te verkopen? Bedenk dan hoe je dit gaat doen. Maak op de posters, uitnodigingen of kaarten duidelijk wat de datum en tijd van het feest zijn, en of er nog iets van de gasten wordt verwacht (bijvoorbeeld een dresscode).

Vaak moet je op een locatie de hapjes en/of de drankjes afnemen van de zaalverhuurder. Je moet wel zelf bepalen wat je wilt dat er geschonken en geserveerd gaat worden. Soms mag je zelf voor de hapjes en/of drankjes zorgen. Houd het dan simpel. Bedenk of je de gasten wilt laten betalen voor hun hapje en drankje. Dan moet je ook mensen regelen om ze te verkopen. Als je hapjes en drankjes gratis zijn, kun je een buffet neerzetten. Zorg dat je hier niets of heel weinig meer aan hoeft te doen tijdens het feest. Als je toch ingewikkeld wilt doen, laat dan een cateringbedrijf zorgen voor jouw hapjes en drankjes.

Spreek af wanneer je de locatie kunt aankleden (vaak is dat maar kort van tevoren), en bedenk goed van tevoren wat je daarvoor nodig hebt, en hoeveel mensen je erbij kunnen helpen. Mag je dingen aan het plafond hangen? Is er een ladder aanwezig? Maak een afspraak om nog een keertje te komen kijken.

Als je buiten of in een tent gaat feesten, dan kun je niet zomaar even gaan kijken. Maak een plattegrond waar je alles op zet. Bedenk dat de ruimte altijd kleiner is dan je dacht, en de tafels altijd groter, dus plan ruim.

Last but not least: denk aan de brandveiligheid!

Mag er gerookt worden op je feest, van de eigenaar en van jou? Of mogen en/of kunnen de gasten naar buiten om te roken?

Zorg voor een verrassing tijdens het feest. Zo blijft jouw feest nog lang in herinnering. Dit kan een vreemd hapje zijn (met voedingskleurstoffen kun je hele gezonde, maar knalblauwe koekjes bakken), een speciale gebeurtenis (bijvoorbeeld een act) of iets heel anders. Zorg dat het wel iets is dat bij je past. Het is jouw feest, en jij moet er van tevoren al plezier aan kunnen beleven! Veel plezier!

Na elk feest moet er worden opgeruimd. Met wegwerpartikelen kun je jezelf veel werk besparen. Vaak moeten er ook nog gehuurde spullen terug gebracht worden. Dat moet vaak de ochtend na het feest al. Ook moet je nog (zaalhuur, catering) afrekenen. Regel van tevoren mensen die je helpen, vele handen maken licht werk!

Foto midden: The impression that I get

Foto onder: boopsie.daisy